Pracę rozpoczęłam w styczniu 2015 roku, jako jedna z 6 osób dedykowana do obsługi i wsparcia działu Account Payable Shared Services, czyli działu zarządzania zobowiązaniami. Już w drugim tygodniu pracy polecieliśmy z delegacją do Mannheim, by przejąć rozliczenia pierwszych oddziałów. Było to spore wyzwanie. W tym czasie mieliśmy jeszcze dość mgliste pojęcie jak to wszystko będzie wyglądać. Po pięciu bardzo intensywnych dniach wiele spraw się wyjaśniło i powróciliśmy do Polski.
Kolejne dni upływały na przecieraniu pierwszych szlaków we wdrażaniu pierwszych pięciu procesów. Trzeba tu podkreślić ogromne wsparcie jakie dostaliśmy od naszych niemieckich kolegów i koleżanek. Z miesiąca na miesiąc praca szła coraz sprawniej. Pod nasze skrzydła przeszły kolejne kraje: Szwecja, Szwajcaria, Holandia oraz cały oddział Francuski. Warto dodać, że niektóre z tych lokalizacji z początku działały na dokumentacji papierowej, stąd włożyliśmy ogrom pracy w optymalizację całego procesu. Utworzyliśmy skrzynki mailowe dla dostawców oraz infolinię, gdzie mogli szukać wsparcia w razie ewentualnych niejasności. Do wszystkiego staramy się podchodzić kompleksowo. Sprawny proces to nie tylko oszczędność czasu, dla nas jako firmy finalnie odpowiedzialnej za rozliczenia. To przede wszystkim świetne rozwiązanie dla naszych Klientów, którzy dokładnie wiedzą co i jak należy zrobić.
Zaledwie po 8 miesiącach pracy w John Deere zostałam awansowana na Senior Accountant’a czyli Starszego Księgowego. Na tym stanowisku nadal pracowałam nad ujednoliceniem naszych procedur, jednocześnie intensywnie kontaktując się z dostawcami.
Co ważne w działaniu naszej firmy - nigdy nie narzucamy naszych rozwiązań, rozmawiamy ze wszystkimi stronami biorącymi udział w procesie. Zawsze poddajemy dyskusji zastrzeżenia i pomysły każdego z uczestników. Mówi się, że idealne rozwiązania nie istnieją, ale myślę, że śmiało możemy obalić ten mit. Faktury papierowe przestały krążyć po przypadkowych osobach, a zaczęły spływać na dedykowaną skrzynkę, natomiast faktury w formie pdf na specjalnie utworzony adres e-mail, który spełnia wszystkie wymogi pod względem prawnym. Dziś może się to wydawać rzeczą oczywistą, ale pamiętajmy, że mówimy o realiach sprzed 3-4 lat. W tej chwili wygląda to tak, że system od razu przejmuje dokument i podpina go w systemie, dzięki czemu zyskujemy czas, który możemy przeznaczyć na rozwiązywanie innych problemów.
Cennym udogodnieniem wypracowanym przez nasz zespół są macro raporty – dzięki, którym mamy pełny ogląd na sytuację: ile faktur zostało zaksięgowanych dla poszczególnych krajów czy fabryk, dla ilu z nich księgowanie dokonało się automatycznie, a ile było zweryfikowanych ręcznie. Liczby mają to do siebie, że można je łatwo interpretować, a tym samym zwiększać efektywność i jakość naszej pracy. Jednym z największych sukcesów naszego działu jest wzrost wskaźnika płatności na czas o ponad 20 proc. To, że pracujemy sprawnie i cały czas doskonalimy nasze procesy sprawia, że jesteśmy naprawdę dobrze postrzegani przez naszą organizację i tym samym mamy większą możliwość przejmowania kolejnych ciekawych projektów.
W kwietniu 2017 zaproponowano mi stanowisko Supervisora, w sumie po niecałych dwóch latach od dołączenia do John Deere. Startowałam z zespołem 8-osobowym, teraz moja drużyna liczy 13 osób, a będzie jeszcze większa – jeszcze w tym roku planujemy zatrudnić kolejnych 4 pracowników. Z ręką na sercu muszę powiedzieć, że mam naprawdę fantastyczny zespół – zarówno ten, który przejęłam po koleżance (która awansowała w strukturach firmy), jak i ten obecny. Tu na pewno pojawi się znak zapytania, dlaczego nie jest to ten sam zespół. Już spieszę z wyjaśnieniami: nasza firma intensywnie się rozwija, mamy wiele rekrutacji wewnętrznych, i mimo, że uwielbiam ludzi, z którymi pracuję, aktywnie wspieram ich w chęci do rozwoju. I tak jeden z kolegów wybrał drogę Audytora i podróżuje teraz po świecie, koleżanka z kolei pojechała do naszej centrali na 1,5 roku by wpierać dział VAT u naszych zachodnich sąsiadów, którzy tworzą nowe działy i zespoły. Inne koleżanki z zespołu zrobiły przerwę od pracy i wkroczyły w świat macierzyństwa – czekamy cierpliwie na ich powrót!
Firma bardzo wspiera młode mamy, ich stanowiska nie są likwidowane lub zastępowane – przed wyznaczonym terminem spotykamy się by na nowo omówić podział pracy, jesteśmy trochę jak rodzina, która czeka na powrót z otwartymi ramionami.
Bardzo dużą wagę przykładamy do onboardingu (czyli szkolenia dla nowych osób w naszym dziale) – trwa on de facto trzy miesiące, ale tyle jest potrzebne, by spokojnie wdrożyć pracownika w cały system. Przydzielamy też opiekuna, który przez ten czas sprawuje pieczę, służy radą, pomocą i wsparciem. Tak naprawdę, jeśli posiada się znajomość języka obcego (który jest u nas niezbędny) i choć odrobinę wiedzy księgowej, można się nauczyć wszystkiego. Drugi język spokojnie można szlifować na zajęciach oferowanych przez John Deere, podobnie jak umiejętności księgowe, korzystając z wewnętrznych szkoleń VAT lub zewnętrznych z zakresu księgowości.
Właśnie po to jesteśmy – by wszystko pokazać, wytłumaczyć, podzielić się wiedzą. Robimy to z resztą każdego dnia, omawiamy trudniejsze przypadki, dzielimy się informacjami, wiemy, że siła tkwi w zgranym zespole.
Dużo się dzieje, warto śledzić nasze ogłoszenia, zwłaszcza, jeśli ktoś rzeczywiście ma chęć na pracę w międzynarodowym środowisku.
APSS w John Deere Polska Sp.z o.o. to faktyczny rozwój każdego dnia i stawianie czoła nowym problemom.
* Od początku działania firmy zaangażowana w tworzenie działu Shared Service w John Deere Polska.